Piia Hoffsten
Liiketoimintajohtaja

Tapaan päivittäin paljon ihmisiä, joille SAPin maailma ei ole tuttu. Vaikka meillä SAPin parissa työskentelevillä erilaiset termit soljuvat päivittäisessä keskustelussa kuin vettä vain, ei tilanne ole tietenkään sama näitä teknologioita tuntemattomalle kuulijalle.

Erityisesti S/4HANA-terminologia herättää paljon mielenkiintoa. Keskustellessani kiinnostuneiden ihmisten kanssa olen huomannut seuraavien kysymysten nousevan jatkuvasti esiin: Mikä S/4HANA on ja miten se toimii? Onko se tietokanta? Onko se toiminnanohjausjärjestelmä? Tervetuloa siis mukaan, SAP-aloittelijat!

 

Mikä S/4HANA siis on?

SAP S/4HANA on SAP:n uuden sukupolven liiketoimintaratkaisu, joka on suunniteltu auttamaan organisaatioita digitaalisessa ja verkottuneessa maailmassa. Se on rakennettu edistykselliseen muistinvaraiseen alustaan, mikä tarjoaa yksilöllisen roolipohjaisen käyttökokemuksen intuitiivisella käyttöliittymällä. Puhutaan siis digitaalisesta ydinratkaisusta, joka kattaa yrityksen kriittiset liiketoimintaprosessit. SAP S/4HANA ei ole vain uusi toiminnanohjausjärjestelmä, vaan todella mielenkiintoinen yhdistelmä eri teknologioita, tuotteita ja ratkaisuja eri liiketoiminnan osa-alueille.

Yli neljän vuosikymmenen ajan yrityksen toiminnanohjausohjelmisto SAP ERP on ollut elinehto saksalaiselle teknologiajätille SAPille. SAPin toimitusjohtaja Bill McDermott kommentoikin uuden sukupolven toiminnanohjausratkaisua S/4HANAn julkaisua helmikuussa 2015 “suurimmaksi lanseeraukseksi 23 vuoteen, ellei koko yrityksen historiassa”.

 

Alussa oli vain HANA

Joten mikä erottaa SAP S/4HANAn SAPin toiminnanohjausjärjestelmien aiemmista sukupolvista? Suurin vihje on sen nimessä.

HANA-tietokanta, jonka SAP julkaisi ensimmäisen kerran vuonna 2010, on rakennettu pohjimmiltaan erilaiseen arkkitehtuuriin. Se toimii muistinvaraisesti ja tiedot tallennetaan sarakkeisiin, mikä mahdollistaa nopeamman ja reaaliaikaisen analyysin sekä monimuotoiset laskentaominaisuudet.

 

Kohti S/4:ää

Tästä päästäänkin eteenpäin liiketoiminnan ytimeen S/4HANAan, joka on rakennettu SAP HANA-tietokannan päälle ja sisältää modernin Fiori-käyttöliittymän.

S/4HANAan sisältyy kaikki toiminnanohjauksen ydinominaisuudet samassa paikassa yhteisellä tietovarastolla. Se on suunniteltu tarjoamaan organisaatioille mahdollisuuden toimia liiketoiminnan erilaisten vaatimusten mukaisesti. S/4HANA-teknologian ytimenä on, että yritykselle tarjotaan keskitetty ja virtaviivainen ratkaisu, jonka avulla voidaan hyödyntää myös kasvavia tietovirtoja, kuten IoTia ja verkkokaupan mahdollisuuksia.

SAP S/4 HANA tarjoaa valtavasti päivittäisiä toimintoja yksinkertaistavia ratkaisuja ja innovaatioita. Esimerkiksi SAP ERPin aiemmissa versioissa taloudellinen kirjanpito ja sen hallintamenetelmät olivat erittäin tehokkaita ja kyvykkäitä, mutta tietoja käsiteltiin erillään omissa paikoissaan. Esimerkkinä tästä voidaan mainita erilliset moduulit ja niiden käyttämät omat taulut.

Näin yhdellä organisaatiolla SAP ERP-järjestelmästä saatava tieto koostui sadoista eri otsikkotauluista sekä rivitauluista. Jos haluttiin käsitellä tai raportoida taloudellisia tietoja, oli yhdistettävä tietoja useista eri tauluista. Nämä taulut eivät välttämättä sijaitse kyseisen rakenteen alla, vaan ne saattoivat sijaita eri moduuleissa. Tiedon haku ja yhdistely oli siis monimutkaista ja vaikutti merkittävästi järjestelmän suorituskykyyn.

SAP S/4HANA on koko yrityksen liiketoiminnan digitaalinen ydin – hermokeskus. Se yhdistää sisäiset ja ulkoiset elementit yhdeksi, eläväksi rakenteeksi, joka ylittää perinteisen ERP-ohjelmiston. Selkeimpiä etuja ovat uusien ja mobiilien käyttöliittymien käyttö, vähentynyt tietomäärä, parempi joustavuus sekä parempi läpäisykyky. Esimerkiksi rahoituksen parissa työskentelevät hyötyvät tehokkaammista jaetuista palveluista ja nopeutetusta talouspäätöksestä.

Reaaliaikaisuus ja ajantasaisen tiedon tarve on kriittinen lähes jokaisella organisaatiolla tänä päivänä. Verrattuna SAP ERPiin, jossa tietojen analysointi ja raporttien suorittaminen vei merkittävästi aikaa, on SAP S/4HANA omaa luokkaansa. Käyttäjä pystyy ajamaan raportit ja analytiikat saman tien käyttäessään järjestelmää. Tämä selittyy tehokkailla HANAn innovaatioilla, jotka antavat organisaatioille mahdollisuuden nopeaan reaaliaikaisen tiedon saamiseen ja sen hyödyntämiseen.

 

Esimerkkejä liiketoiminta-alueista 

Käytännössä S/4HANAlla voidaan suorittaa mitä tahansa organisaation ydinliiketoimintoja. Lisäksi erilaisista SAPin tuoteperheeseen kuuluvista ratkaisuista voidaan ottaa mukaan yksityiskohtaisempia ja innovatiivisimpia toiminnallisuuksia tarvittavilta osa-alueilta tarpeen mukaan.

Esimerkkeinä:

  • Taloushallinnon ratkaisu, sisältäen sisäisen ja ulkoisen laskennan, osto – ja myyntireskontran sekä käyttöomaisuuden hallinnan
  • Ostotoiminnan ratkaisu, sisältäen S/4HANAn kattavan ydin-ostoprosessin ja tarvesuunnittelun
  • Myynnin ratkaisu, sisältäen ydinliiketoiminnan myyntiprosessin sekä S/4HANAa tukevat Hybris myynnin- ja markkinoinnin työkalut
  • Logistiikan ratkaisu, sisältäen varastonhallinnan ja tilaus/toimitusprosessien hallinnan
  • Valmistuksen prosessit, sisältäen esimerkiksi tuotannon suunnittelun ja laadunvarmistuksen
  • SAP S/4HANAn pystyy jouhevasti liittämään suosittuun pilvipohjaiseen henkilöstöhallinnan ratkaisuun SAP Success Factoriin, joka pitää sisällään henkilöstöhallinnon ydinprosessit ja palkanlaskennan, ajanhallinnan, koulutuksen ja kehittämisen, tavoiteasetannan ja mittaamisen, kompensaatiot, rekrytoinnin ja perehdytyksen, työsuunnittelun ja analytiikan.

 

S/4 HANA:lla merkittäviä kustannussäästöjä ja organisaation toimintojen optimointia:

Esimerkiksi kansainvälinen metallituotannon ja insinöörialan yritys uudisti ja optimoi tuotantoympäristönsä. Uudistuksella yhdistettiin ja digitalisoitiin talouden, laskennan sekä henkilöstöhallinnon toiminnot. Lisäksi yrityksen tuotantoprosesseja, varastonhallintaa sekä raportointia kehitettiin ja parannettiin.

Yritys toimii 14 eri maassa ja työllistää 560 työntekijää. Taloushallinnon ratkaisukseen se valitsi ketterän SAP S/4HANA:n. Uudistuksen jälkeen kaikki yrityksen tarvitsema tieto sijaitsee ainoastaan yhdessä paikassa, mikä vähensi yrityksen järjestelmäkustannuksia. Työntekijät voivat tehdä päivittäisiä työtehtäviään mobiilisovelluksella mistä ja milloin vain –he voivat esimerkiksi laatia ostotilauksia matkapuhelimen avulla tai hyväksyä henkilöstöhallinnon pyyntöjä.

Ratkaisussa toteutettiin MRP-prosessin (material requirements planning) automaatiouudistus ja manuaalisen laskentataulukkojen korvaus, joka lisäsi tiedon läpinäkyvyyttä. Kustannuslaskenta on nykyisin tehokkaampaa ja tarkempaa ja työntekijöiden määrä väheni 25 prosentilla.

Kustannussäästöt uudistuksessa olivat merkittävät. Varaston uudet toiminnallisuudet tuottivat 1,75 miljoonan dollarin säästöt varaston arvostukseen. Taloushallinnan kauden sulkemiseen tarvittava aika väheni puoleen; kahden viikon sijasta prosessiin menee enää viikko. Yrityksen johtoporras saa raportit nykyisin kahdessa tunnissa, kun ennen raporttien tuottamiseen meni viikko.

 

Miten S/4HANA:aan kannattaa siirtyä?

Ei ole välttämättä helppoa lähteä siirtämään ​kriittisiä toimintojaan S/4HANAan, puhumattakaan pilvestä. Tarvitaan siis kokonaisymmärrys siitä, millä tavoin sinne kannattaa siirtyä.

Organisaatiot voivat ottaa SAP S/4HANAn käyttöön paikallisesti, pilvessä tai niin kutsutussa hybridimallissa. Pilvivaihtoehtoihin on tarjolla useampi mahdollisuus: S/4HANAa voidaan käyttää SAPin yksityisessä Enterprise Cloud -alustassa tai julkisessa pilvessä, yhdessä IaaS-palveluntarjoajien AWS, Microsoft Azure tai Google Cloudin kanssa.

Järjestelmän pyörittämisen valinnan lisäksi on päätettävä, miten vanha järjestelmä siirretään uuden sukupolven S/4HANAan. Kaksi suosittua vaihtoehtoa ovat olleet aiemman SAP ERP-järjestelmän konvertointi S/4HANAan sekä green field-lähestymistapa, jossa järjestelmä on otettu käyttöön täysin uuden käyttöönottoprojektin kaltaisesti, niin sanotusti tyhjästä.

Yritykset Suomessa ovat valinneet molempia vaihtoehtoja riippuen omista lähtökohdistaan. Tärkeintä onkin määritellä, mikä vaihtoehto sopii omalle organisaatiolle parhaiten. Organisaation kannattaakin tehdä esiselvitys, jonka avulla kartoitetaan sen valmius siirtyä kohti S/4HANA -järjestelmää.

 

Miksi pilveen?

Pilvi tarjoaa käyttäjälleen uusimpien innovaatioiden hyödyntämisen sekä keskisimpien toimintaprosessien optimoinnin. Ohjelmistopäivitykset tulevat neljännesvuosittain automaattisesti, mikä antaa paremman mahdollisuuden hyödyntää esimerkiksi koneoppimista ja ennakoivaa analytiikkaa. SAP S/4HANA Cloud tarjoaa mukanaan valmiit sisäänrakennetut prosessit, jotka perustuvat parhaisiin käytänteisiin.

Viisi keskeistä etua, jotka organisaatio voi saavuttaa siirtymällä SAP S/4HANA Cloudiin ovat:

  • Nopeammat toteutusajat
  • Tukikustannusten pieneneminen
  • Mahdollisuus standardoida monimutkaisia prosesseja ja tarjota valvontaa
  • Yhdenmukaistaminen SAPin strategiseen suuntaan
  • Joustava integrointi

 

Kerromme mielellämme lisää, miten teidän organisaationne voisi saavuttaa SAP S/4HANA:lla. Ota yhteyttä ja sovitaan tapaamisaika.
Yhteystiedot:
Piia Hoffsten
Chief Operating Officer
piia.hoffsten (a) bps.fi
+358 40 5877 303